Relations Presse : les 3 phases incontournables pour médiatiser un évènement
Comment médiatiser un événement ?
Ce n’est pas toujours facile de faire venir les médias à un évènement, surtout s’il s’agit d’une première et qu’il n’a aucune notoriété. Pourtant, c’est un enjeu important pour tous les organisateurs : les RP (Relations Presse) sont incontournables pour assurer une bonne fréquentation et valoriser les participants. Communiquer sur un évènement, un salon ou un sommet par exemple, implique invariablement un plan en 3 étapes, qui ont chacune leurs propres objectifs. Voici les clés pour communiquer efficacement auprès des médias lors de ces 3 étapes.
Phase 1 : la médiatisation avant l’évenement
Objectif : susciter l’intérêt des journalistes pour l’évènement, accompagner la phase de commercialisation et inscrire l’évènement dans les rubriques agenda. C’est une phase importante qui conditionne le succès des phases 2 et 3.
Durée : généralement, cette étape dure de 3 à 6 mois
Déroulement : pendant cette phase, le challenge consiste à rythmer la communication auprès des médias pour faire lever le soufflé progressivement sans jamais lasser les journalistes ciblés.
Les opportunités de communication sont nombreuses, par exemple :
Envoi d’un Save The Date pour caler la date dans les agendas.
Rédaction d’une tribune libre pour apporter un point de vue “marché” très apprécié des médias : cette tribune pourra être négociée en exclusivité avec un média clé.
Organisation d’un point presse de présentation du programme suivi de la diffusion d’un communiqué de presse reprenant les temps forts de celui-ci.
Diffusion de focus sur les thématiques de l’évènement avec la mise en avant de participants ou de speakers.
Invitation à l’évènement avec rappel des règles d’accréditation.
Diffusion d’un communiqué J-15 pour rappeler les points clés et temps forts de l’évènement.
Contact proactif des journalistes en 1to1 pour leur proposer des sujets en rapport avec la thématique et des speakers potentiels.
C’est également durant cette phase, le plus en amont possible, qu’il faut mettre en place les partenariats presse pour garantir un socle de communication à l’évènement. C’est là que notre complémentarité : RP / agence événementielle est intéressante.
Phase 2 : pendant l’événement
Objectif : générer un maximum de visibilité pour médiatiser l’évènement et l’installer comme temps fort auprès de l’audience concernée.
Déroulement : au cours de cette phase il faut principalement veiller à faciliter au maximum le travail des journalistes : demandez à l’accueil de vous prévenir lors de l’arrivée des journalistes pour les accueillir et accompagnez-les dans leur découverte de l’évènement (pour les salons, vous pouvez aussi faire un preshow la veille), proposez-lui une liste de speakers disponibles pour des interviews, et assurez-leur de bonnes conditions de travail dans une salle de presse conçue spécialement pour eux. Si des annonces importantes sont prévues, un point presse de clôture doit être organisé. Vous pouvez également profiter de cette phase pour réaliser une étude sur place auprès des participants, dont vous pourrez exploiter les résultats en phase aval.
Phase 3 : médiatiser… après l’événement
Objectif : valoriser la réussite de l’évènement et poser les jalons d’une prochaine édition.
Déroulement : diffusez le plus tôt possible un communiqué de “bilan” avec les chiffres clés démontrant le succès de l’évènement. Vous pouvez aussi proposer aux médias qui ne se sont pas déplacés des interviews des organisateurs ou des speakers pour faire un point. Si vous avez fait une étude, c’est aussi le moment pour diffuser les résultats de celle-ci sous forme d’infographie.
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